5 erreurs à ne pas commettre pour le contrôle de gestion

Ces choses arrivent, nous le savons. Les situations, les produits et les marchés changent rapidement. Quiconque possède une entreprise sait bien qu’aujourd’hui, vous devez toujours en garder le contrôle.

 

Il fut un temps où les commandes d’un gros client tombaient. Et nous avons été exposés à la banque avec des baux. Derrière ces mots, il y a le drame d’un homme, de sa famille et de ceux qui ont travaillé avec lui. Honnêtement dit, dans ces phrases j’ai aussi attrapé l’ahurissement d’une personne qui s’est fait une matraque sur la tête, sans toutefois comprendre d’où elle venait.

 

Peut-on imaginer que le sort d’une entreprise puisse dépendre d’un seul épisode défavorable ? Peut-on vivre en espérant que certaines choses n’arriveront qu’à d’autres ?

 

Et si le plus gros client que vous avez ferme demain ? Seriez-vous en mesure de mesurer les effets économiques et financiers des dommages ? Seriez-vous en mesure de vous présenter à la banque, les comptes en main, pour demander du temps ou des ressources ?

 

Certaines entreprises ont également essayé de le mettre en œuvre, mais le résultat final n’a pas toujours été à la hauteur des attentes.

1- Croyez en l’existence des logiciels

Certaines légendes racontent l’existence de ces logiciels capables de pouvoir s’occuper pleinement du contrôle de gestion, une fois installés sur l’ordinateur. Les voici pour la note des légendes !

 

Le contrôle de gestion (à la différence des systèmes de comptabilité générale, de facturation ou de gestion d’entrepôt) est un système qui reflète l’unicité de chaque entreprise. Il se prête donc peu à être répliqué en série.

 

Quelle solution adopter alors ? Au départ, une feuille de calcul comme Excel est le meilleur outil pour structurer et affiner le système. Ce n’est que plus tard, lorsque les processus de planification et de contrôle sont consolidés et stabilisés, que cela vaut la peine de penser à un logiciel.

 

Le logiciel est une solution programmée sur mesure qui est chargée de fournir des interfaces plus faciles à utiliser et une plus grande stabilité. Lors de la conception, de la construction et des tests, une feuille de calcul comme Excel est bien meilleure. Il n’interfère pas avec les systèmes existants et ne nécessite pas l’intervention d’un programmeur pour chaque petit changement.

2- Abandonner les premières difficultés

Le piège le plus dangereux réside dans le risque de se décourager, au point de tout abandonner. Il faut donc se préparer au fait que le contrôle de gestion :

 

  • Offre une information imparfaite : le contrôle de gestion n’est pas à double entrée et même pas une expression algébrique, qui conduit à un résultat unique. Les personnes ayant une mentalité comptable ont parfois du mal à se familiariser avec cette logique. C’est simplement une limite à dépasser
  • Il n’a pas de délais courts : il en faut au moins trois quarts pour arriver à un rapport suffisamment fiable
  • Elle est complexe : étant donné que le contrôle de gestion unique pour chaque entreprise, sa construction demande du temps et de la rigueur. Mais face à un bon travail, les résultats arrivent toujours.

3- Utiliser des rapports complexes avec trop de données

Trop d’informations = pas d’informations.

 

Le reporting est un élément fondamental du contrôle de gestion. Il fournit à l’entrepreneur la synthèse nécessaire à ses analyses et réflexions. Le rapport doit être construit à partir de ce qui intéresse l’entrepreneur.

 

Les rapports avec trop de données ne font que créer de la confusion

Il est important de surveiller les informations les plus critiques ou discontinues, qui risquent de s’échapper si elles sont regroupées avec trop de chiffres.

 

Je vois souvent des rapports d’entreprise constitués de pages et de pages pleines de tableaux, de statistiques et de graphiques dont au final la synthèse, les priorités et donc aussi le sens se perdent. Au lieu de cela, le rapport doit être simple, direct et rapide à lire.

4- Éviter un plan de compte inadapté

La matière première la plus importante du contrôle de gestion est sans conteste l’enregistrement comptable, qui à son tour converge et détermine les tableaux du compte de résultat et du bilan.

 

Lorsque les inscriptions se font à partir d’un plan comptable générique (c’est-à-dire non personnalisé), le contrôle de gestion finit par devenir compliqué et peu perfectible. C’est donc totalement inutile.

 

Prenons un exemple trivial. Si les coûts inhérents à la fois aux biens achetés et aux biens vendus convergent dans le poste de compte « frais de transport », différentes données sont mélangées (même si elles sont fiscalement correctes). Il devient alors difficile de mesurer les marges, lorsqu’il y a des clients « avec » et des clients « sans » frais de transport.

 

Travailler avec des données trop brutes, c’est comme travailler avec des outils inadaptés : vous travaillez très mal. Dans une telle circonstance, il vaut mieux laisser tomber.

5- Imaginez seulement l’utilisation finale

Bien que le mot « contrôle » puisse être trompeur, car il indique simplement la phase d’analyse (finale) de la situation, le contrôle de gestion est à la fois : planification, programmation et contrôle.

 

En bref : le contrôle de gestion est un ensemble d’outils et de pratiques qui englobe l’ensemble du cycle de décision et de production. Analysez la situation, prenez des décisions, planifiez-les dans la pratique et contrôlez-les. Le caractère cyclique de ce processus permet de « s’améliorer en faisant ».

 

Le contrôle de gestion est une discipline particulière et articulée. Il n’y a pas de norme unique. À certains égards, c’est un peu comme concevoir une plante, si vous avez des problèmes, contactez le comptable Saint-Gilles.

Author: Damien

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