Dans un monde où tout, ou presque, est numérisé, la saisie de données est devenue essentielle pour toutes les entreprises. C’est le gage d’une gestion plus simple et plus réussie de votre activité. Vous pouvez ainsi mieux exploiter les données et leur assurer un peu plus de sécurité. Du moins, c’est le cas si vous savez vous y prendre pendant la transformation de vos documents. Voici d’ailleurs quelques erreurs à ne pas faire pour y parvenir.
Penser que vous pouvez tout faire vous-même
La saisie de données n’est pas un exercice facile. Certes, il y a les différents logiciels de dictées et de saisie disponibles gratuitement en ligne. Cependant, il faut savoir faire preuve d’un maximum de minutie et de concentration pour éviter les erreurs.
C’est un domaine qui tend à se professionnaliser de plus en plus de nos jours. D’ailleurs, la majorité des entreprises font appel à des experts, et ce, quitte à payer quelques centaines ou des milliers d’euros pour saisir une campagne. Cela minimise les marges d’erreur.
En outre, faire appel à des professionnels s’avèrera plus pratique. Cela vous laissera le temps de gérer votre entreprise et de faire des activités plus impactant sur son développement.
Laisser carte blanche à vos professionnels de saisie de données
Cependant, il ne faut pas non plus faire appel n’importe comment à des professionnels de la saisie de données. Laisser carte blanche à vos prestataires de service sera la porte ouverte à l’anarchie et aux quiproquos. Alors, soyez précis dans votre demande pour éviter les problèmes :
- Fixez un deadline précis pour la livraison du fichier numérique
- Précisez le format de saisie de données que vous souhaitez avoir
- Mentionnez les différentes informations que vous devez absolument avoir dans la banque de données numérique
- Le moyen de stockage et les modalités de livraison
En somme, vous ne devez pas vous contenter de fournir les documents de base à retranscrire. Avant même la signature du contrat, discutez avec votre prestataire pour savoir si vous êtes sur la même longueur d’onde. En outre, n’oubliez pas de mettre toutes les clauses nécessaires dans ledit document :
- Les modalités de paiement
- La rémunération en échange de la saisie de données
- Les pénalités de retard de livraison
- Mais, surtout, le respect de la confidentialité des données que vous allez lui confier.
Choisir le premier venu pour prendre en charge la numérisation de vos documents
Comparez les offres de saisie de données proposées par les professionnels. Le but n’est pas seulement de choisir le devis le moins cher. Il faut aussi trouver le meilleur profil pour prendre en charge votre campagne.
Sachez que de nos jours, la saisie de données se décline en plusieurs sortes et s’invite dans différents domaines. Ce n’est plus uniquement la retranscription de documents textes. Vous avez également les données comptables, les chiffres, etc. Choisissez un spécialiste dans le domaine qui vous intéresse. Vous aurez moins de risque d’avoir des erreurs pendant la saisie.
Vous avez le choix entre des agences offshores ou des prestataires indépendants. Chacun présente ses propres avantages et inconvénients. Dans le premier cas, les services coûteront plus cher, mais vous aurez plusieurs équipes pour réaliser la saisie de données. Ce qui accélère la réalisation de la campagne. Par contre, vous ferez des économies si vous faites appel à des freelances. Dans ce cas, il faudra faire preuve d’un peu plus de souplesse sur les deadlines.
Dans les deux cas, vous trouverez toutes les alternatives sur le Net. Ce peut être en saisissant simplement la requête directement sur Google ou sur les annuaires de professionnels, voire même sur les réseaux sociaux.
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